SAMEN school maken!

Disclaimer 

1. Naamgeving

Onder de naam “Ouderraad van de Hollebeekscholen te Temse” wordt een feitelijke vereniging opgericht. 

2. Zetel 

De zetel van de ouderraad is gevestigd te Hollebeek 2, 9140 TEMSE.

3. Doelstelling

De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school en het meewerken aan het verwezenlijken van een schoolgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met de inrichtende macht of schoolbestuur, de directie en de leerkrachten van de school. De ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen.

De ouderraad heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren. Concreet betekent dit dat de ouderraad de volgende vier kerntaken zal opnemen:

• Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren en eigen werking, met alle ouders.
• Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.
• De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.
• Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden, onder andere door de schoolraad te adviseren.

4. Samenstelling van de ouderraad 

4.1. Elke ouder met een kind ingeschreven op school kan op elk moment lid worden van de ouderraad. 

4.2. Elke ouder die kinderen ingeschreven heeft op de school kan zich kandidaat stellen voor een functie binnen het dagelijks bestuur van de ouderraad. De ouderraad organiseert democratische verkiezingen voor de functies van het dagelijks bestuur tijdens de laatste vergadering van de ouderraad.

4.3. Op uitnodiging van de ouderraad nemen de directeur en een afvaardiging van de personeelsleden deel aan de vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie.

4.4. De ouderraad staat in voor de jaarlijkse vernieuwing en aanvulling van zijn samenstelling.

5. Bestuurssamenstelling en vertegenwoordigingen 

5.1. Op het einde van elk schooljaar verkiest de ouderraad op een democratische wijze de bestuursleden: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en eventueel andere bestuursleden (ondervoorzitter, werkgroepverantwoordelijken, klasafgevaardigden….). 

5.2. De ouderraad is in de schoolraad vertegenwoordigd door 2 ouders. Het mandaat in de schoolraad geldt voor vier jaar. Het eindigt wanneer de ouder niet meer voldoet aan de voorwaarden van het decreet. Dit wil zeggen als het betrokken lid geen kind meer heeft op de school of als hij (zij) zich niet aan de doelstellingen van de ouderraad houdt.

5.3. De ouderraad verkiest op een democratische wijze de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad.

5.4. Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden:

• Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van de inrichtende macht van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
• Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.

5.5. Ouders die tegelijkertijd in dezelfde school deel uitmaken van de inrichtende macht of het schoolbestuur, of tot het personeel behoren, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen.

6. Bevoegdheden van de ouderraad

6.1. De ouderraad kan op vraag van en ten behoeve van de schoolraad en op eigen initiatief advies uitbrengen over de algemene organisatie en werking van de school.

6.2. Verder zal de ouderraad het participatief klimaat op school stimuleren door volgende taken:

• Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren met alle ouders.
• Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.
• De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.
• Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden.

7. De vergaderingen van de ouderraad

7.1. De ouderraad vergadert minimum 4 keer per schooljaar (voorafgaand aan elke vergadering van de schoolraad).

7.2. De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de andere bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen agendapunten indienen. Vaste agendapunten zijn: goedkeuring vorig verslag, mededelingen van de directie, verslag van de vorige schoolraad, voorbereiding van de volgende schoolraad, verslag van de werkgroepen, financieel verslag, varia.

7.3. De bestuursleden staan in voor het vlotte verloop van de vergaderingen van de ouderraad.

7.4. De bestuursleden staan in voor de opmaak en verspreiding van de uitnodiging van de vergaderingen van de ouderraad. De uitnodiging vermeldt de plaats, datum en het uur van de bijeenkomst evenals de agenda. Zo mogelijk worden ook bijbehorende documenten en nota’s op voorhand bezorgd. De uitnodiging wordt verstuurd ten minste 7 kalenderdagen vóór de bijeenkomst.

7.5. Jaarlijks organiseert de ouderraad een startvergadering waarbij men alle ouders uitnodigt. Op deze vergadering wordt de activiteitenkalender van het nieuwe schooljaar en het financieel verslag van het vorige schooljaar besproken en goedgekeurd.

7.6. De bestuursleden staan in voor de aanmaak en verspreiding van het verslag van de vergaderingen naar alle leden van de ouderraad en eventueel naar andere geïnteresseerde ouders.

7.7. De ouderraad is verantwoordelijk voor de verslaggeving van zijn activiteiten en het bekendmaken van zijn standpunten aan alle ouders van de school.

8. Besluitvorming

In alle vergaderingen wordt gestreefd naar een consensus. In uitzonderlijke gevallen wordt er tot de stemming over gegaan, waarbij een voorstel een meerderheid van de helft + 1 nodig heeft. Wanneer het over personen gaat, wordt er geheim gestemd. Indien de stemming onbeslist blijft, neemt het dagelijks bestuur van de ouderraad een definitief besluit.

9. Financiën

9.1. De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om hun opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert zij o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet zij een beroep op sponsors of doet zij een beroep op subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties.

9.2. De ouderraad krijgt via het schoolbestuur een eigen rekening toegewezen waarbij minstens drie leden, waaronder de penningmeester, volmacht uitoefenen.

9.3. Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.

9.4.  Het saldo blijft positief.

9.5. Het kasboek en de rekening wordt éénmaal per jaar door het schoolbestuur gecontroleerd.

9.6. De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school.

9.7. Het bestuur kan bovendien door bijzondere acties ook middelen verwerven en aanwenden ter ondersteuning van de school op voorwaarde dat voorafgaandelijk daartoe een onderling akkoord bestaat tussen de schooldirectie en de ouderraad. Hierin wordt duidelijk het gesteunde project bepaald en de ouders van de school worden bij de aanvang van een bijzondere actie daarover ondubbelzinnig geïnformeerd. Dergelijke projecten zijn uiteraard beperkt in omvang en tijd.

9.8. Het financieel verslag wordt jaarlijks op de startvergadering van de ouderraad ter goedkeuring voorgelegd.

10. Wijziging van het huishoudelijk reglement

Een wijziging aan het huishoudelijk reglement kan te allen tijde gebeuren, conform aan de besluitvorming (zie artikel 8).

11. Ontbinding van de ouderraad

In geval van ontbinding om gelijk welke reden zal het maatschappelijk actief, na aanzuivering van de schulden, overgemaakt worden aan een instantie met een soortgelijk doel, die door de ouderraad wordt aangeduid. 

Datum: 1 september 2017

Privacy verklaring

(Versie 24-04-2018)

De ouderraad Hollebeekscholen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ouderraad Hollebeekscholen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is vooruitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Ouderraad Hollebeekscholen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Ouderraad Hollebeekscholen

Hollebeek 6

9140 Temse

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Ouderraad Hollebeekscholen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Ouderraad Hollebeekscholen; (uitvoering overeenkomst)
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen; (toestemming betrokkene)
• het bekomen van subsidiëring door de overheid. (wettelijke verplichting)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens aan u vragen (en opslagen, verzamelen, verwerken) :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

De ouderraad Hollebeekscholen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan één jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Ouderraad Hollebeekscholen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.ouderraadhollebeek.be (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy  bescherming.

Wijziging privacy statement

De ouderraad Hollebeekscholen kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 24 april 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.